教務工作的基本認識

大家常聽到的教務到底指的是什麼?

教務和兒美老師有什麼關係呢?

如果有人問你:什麼是教務?

你會怎麼回答?

這也是我在做教務培訓時一定會先問的問題,而且多數老師答不出來。

其實,教務就是「所有跟教學相關的事務!」

因此,教務系統會隨著學校規模而有所不同,小從一間家教式補習班,大到一個連鎖兒美品牌的經營。

一般我們會以負責的部門大致分為「行政教務」與「教學教務」。

行政教務偏櫃檯工作,而教學教務則是指「懂兒美教學的人」才能執行的工作項目。

不同階段的教務工作有哪些?

以一個美語班的時間軸來分階段:

<第一階段:開班準備期>

「開班準備期」就是學生進來前的這段期間。

插播:若是新創立的學校,這段期間則稱作「創校期」。

—以下先談非加盟品牌的補習班—

也就是自創品牌的經營類型。在創校期選擇教材是他們最燒腦的階段,因為沒有總公司的資源,當然一切都要自己來。

通常可以直接向出版業者購買,而敦煌書局就是一個最好的平台,舉凡國內外各種語言學習教材、文玩具,應有盡有。

我也遇過經營者自己從國外購入的,可見教材的選擇來源非常多元。

無論怎麼取得教材,只要先確認教材是否供貨正常(不能有缺貨甚至斷貨的情形),再則是教材的冊數怎麼規劃開班,以及不同教材之間如何做銜接等。

此外,自購的教材一定要選擇配套齊全的,包含:教學進度、教師資源、學生課輔本和測驗評量系統。

市占率較高的教材還會有互動影音平台,甚至也有電子白板課程和家長線上平台等服務。

—以下再談連鎖加盟品牌的補習班—

連鎖加盟品牌的總公司會全權負責教材的編輯及配套的設計,像是何嘉仁和佳音,教材全部由總公司自編。而吉的堡則是購買國外著名出版社的版權,改編成自家的教材,強化優勢。

無論如何,教材是品牌的命脈,有一套能代表品牌的教材,才能開展出一條穩固又長遠的經營之道。

接下來我們來談談兒美師資。

兒美老師從應聘到培訓,一定要由「懂兒美教學的人」來執行,也就是我前面所說的「教學教務」。

因此,有點規模的補習班一定要編制專責的教學教務,才能區分職掌範圍,確立工作權責。像教師的應聘與新人培訓,就可以安排給教務來負責。

有的經營者自己就是美語老師,那麼在應聘工作上更能駕輕就熟。

值得一提的是,也有連鎖品牌總公司提供應聘服務的,像芝麻街就是從電話口試、試教考試到合格教師培訓都包辦,只要遵照公司規定應聘進來的老師,公司會全部建檔管理。當然有的經營者為求快、應急,就有偷跑錄用老師的情形,這就被我們行內人戲稱為黑芝麻老師。

無論是否有加盟,找到合適的老師都是一項重大的工作,而且老師的工作面向包羅萬象,也可說是關乎補習班的經營成敗,因此和老師除了要建立良好的僱傭關係,如果能跟老師共好,更是補習班的一大福音。

<第二階段:課程進行期>

開班後就進入教務的工作日常了。

從上表不難看出,專職的教學教務工作有多麼舉足輕重。

請問大家,美語班的留班什麼時候開始進行?

(給予思考中…)

答案:打從開課的第一天就是留班的開始。

沒錯,簡言之,每天都是家長續讀的關鍵。

老師在課堂上有什麼需要回報與解決的,教學教務一定要確立回報機制收集重要資訊。

有些全外師授課的班級,更要透過與助教或外師溝通來了解上課狀況,很多問題等到家長客訴才行動都為時已晚了。

而掌握上課狀況最快的方式就是巡堂。

從教室外面觀看學生上課情形,發現異狀就要立即關心處理。

學生上課會有什麼異狀呢?

例一:趴在桌上。(是上課沒有參與感還是身體不舒服?)

例二:遊戲失控、老師壓不住。(尤其新老師或脾氣較溫和的老師)

例三:老師坐在椅子上教學。(老師身體不適?)

以上狀況只是冰山一角,相信我,如果你天天巡堂一定會看到更多問題。

因此,平常就要訓練老師必備的帶班技巧、班控法則,小事情讓老師自己解決,大事情回報討論,由校方協助解決,這樣日積月累下來,老師的帶班能力會大躍進,問題自然會越來越少,家長滿意度也當然會越來越好。

除此之外,教學教務也一定要定期查驗各班簿本。

從教師的教學記錄,到學生的作業與聯絡本,都要一一查驗。

查驗可以發現很多問題,例如:作業批改是否確實、進度是否超前或落後、家長有沒有確實簽名、是否針對家長問題確實回應及解決、學生定期測驗的成績、有沒有嚴重落後的個案、是否需安排補教救教學?

所謂預防勝於治療,在課程進行期就做好追踨與根治,不要等到學期家長不繳費了才發現問題,不僅為時已晚也無濟於事了。

<第三階段:期末留班期>

期末最大的工作重點就是留班了。

續讀調查的重要性

一般在期末前2-3週會進行家長的續讀意願調查,坊間很多補習班會用貼單回條的方式調查,也有些品牌是直接將調查表印製在家聯本內頁,讓家長在該堂課簽名時同時勾選。

比較嚴謹的補習班會請老師做電訪,直接跟家長通話是最迅速、確實的方法。

我以前服務的補習班就是這麼要求,每級都要電訪1-2次,跟家長建立好關係,留班時一定會有幫助。不管是溝通學習狀況,或是平日感情交流,電訪都是必要的方法。現在也有很多老師會跟家長以LINE溝通,但我會建議LINE由補習班官方執行,可以避免很多問題。

補充說明,現在身為小學生家長的我,也很認同老師應該要跟家長充份聯繫,如果能面談更好。人是有感情的動物,透過溝通才能互相理解,如果真的有發生問題也能更有同理心。

回歸正題,續讀意願調查主要是找出不續讀的名單。先縮小範圍,再個個擊破,總之留班的目標設定就是100%。

不續讀的名單一定要一一聯繫,先跟家長聊出問題再找出解決的辦法。

問題情境一:孩子不想上,覺得不好玩。

問題情境二:孩子覺得程度跟不上,很吃力。

問題情境三:因為報名別的才藝課時間不能配合。

以上三種情境,你覺得有哪些是平常就能發現的呢?

(給予思考中…)

沒錯,答案是「全部」。

再次強調,平常的聯繫太重要了。

針對這些問題可能早就找到解決辦法,已經著手處理了。

補習班經營的成功關鍵

其實也就是開源與節流。

開源即是招生,節流就是留班。

以前在經營者會議中,我們還以裝水來作比喻。

拿著一個底部有洞的瓶子,注入再多的水也會流光;意思就是如果留班都沒做好,招再多的學生也會走光。

如果補習班每季都能招滿學生,期末也留住學生,那麼學生人數肯定然會越來越多。

有夠多的學生,老師的工作也會更有保障,補習班長久經營下去,才能達到雙贏WIN WIN,如果把家長學生算進來,那就是三贏WIN WIN WIN。

這篇文章只能算是教務制度的基本框架而已,下次有機會再從不同面向來探討教學教務工作囉!

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